Mail on Holiday für sich genommen löst keine Probleme – die Einführung ist aber ein guter Anlass, um die Zusammenarbeitskultur im Bereich zu diskutieren. Ein E-Mail kann nämlich vieles sein:
1. Ad-Hoc Information zum Tagesgeschäft von internen oder externen Schnittstellen, die während des Urlaubs von einem Vertreter bearbeitet wird
2. Wasserfall-Kommunikation über die Vorgesetzten, z.B. zu Richtlinien, Regeln, Personalveränderungen
3. Unternehmensinterne „Werbung“ und Information
4. Workflows
5. …
Viele dieser Mails sind bereits veraltet und nicht mehr relevant, wenn der Empfänger sie während des Urlaubs erhält und nach der Rückkehr liest. Dagegen ist MoH genau die richtige Abwehr.
Diejenigen Informationen, die nach Urlaubsrückkehr noch relevant sind (langfristig Wichtiges, neue Regelungen im Bereich, Personalveränderungen etc.), sollte der Urlaubsvertreter sammeln und nach Rückkehr weitergeben. Auch können im Bereich andere Kommunikationsmedien als E-Mail gefunden werden, damit wichtiges Neuigkeiten nicht in der E-Mail Flut untergehen.
Zum Beispiel bietet Microsoft Sharepoint die Möglichkeit, dass E-Mails an eine eigens dafür eingerichtete Adresse in einem Ordner gesammelt werden und dauerhaft auf dem Sharepoint in einer Dokumentbibliothek zur Verfügung stehen. Die bereichsinterne Kommunikation kann mit dieser Methode dauerhaft an einem „Online schwarzem Brett“ gesammelt werden.